Wdrożenie i wykorzystywanie w codziennej pracy narzędzi umożliwiających spotkania on-line

Spotkania on-line stały się powszechne w ciągu ostatnich kilku lat, a pandemia Covid-19 tylko przyspieszyła ten trend. Jak spotkania on-line wpłynęły na nasze życie? 

• Spotykamy się on-line w pracy, w szkole oraz z przyjaciółmi. Korzystamy ze zdalnych wizyt lekarskich, sesji terapeutycznych, szkoleń. 

• Spotkania on-line stały się standardem w wielu firmach. Pozwalają one pracownikom z różnych lokalizacji współpracować ze sobą i wymieniać informacje. Jeśli zespół pracuje z wykorzystaniem metod agile, codzienne spotkania są oczywistą częścią tygodnia pracy.
• Spotkania on-line można zaplanować o dowolnej porze dnia i nie trzeba martwić się o dojazd. Bardzo często pierwsze rozmowy rekrutacyjne odbywają się zdalnie, właśnie ze względu na oszczędność czasu i kosztów dojazdu kandydata i rekrutera. 

Spotkania on-line i praca zdalna to już codzienność dla wielu osób. Choć powoli wracamy do trybu pracy stacjonarnej lub hybrydowej, to forma zdalna na pewno nie zniknie. Dlatego warto wiedzieć, jakie programy do wideokonferencji są dostępne na rynku i jak z nich korzystać.

Przygotowanie do spotkania on-line — nauka sprzętu

Przed rozpoczęciem spotkania on-line ważne jest, aby upewnić się, że wszystko jest gotowe. Poniższe punkty mogą wydawać się oczywistościami, ale mimo upowszechniania się spotkań wirtualnych nadal zdarzają się wpadki.

Oto 6 obowiązkowych punktów przed spotkaniem on-line:

1. Zainstalowanie odpowiedniego programu do spotkań on-line. Najpopularniejsze opcje to Zoom, Microsoft Teams, Skype lub Google Meet. Programy oraz ich wady i zalety opisane zostały w dalszej części wpisu.
2. Poprawne włączenie programu. Warto przeczytać instrukcje lub obejrzeć film instruktażowy. Każdy program jest inny, wymaga przed pierwszym włączeniem akceptacji kilku zgód, co może być problemem nawet dla doświadczonego użytkownika. Nie należy odkładać tego na ostatnią chwilę, aby nasi rozmówcy nie czekali na wejście do pokoju spotkań. 
3. Sprawdzenie, czy mikrofon i słuchawki działają. Najlepiej zrobić to w testowym spotkaniu w programie. Wtedy mamy pewność, że głos będzie słyszalny. Naszą rekomendacją jest zaopatrzenie się w słuchawki, aby wyeliminować wszystkie niezidentyfikowane dźwięki z otoczenia: szczekanie psa, dzwonek do drzwi, rozmowy w innym pokoju itd. Dzięki słuchawkom bez zakłóceń słychać także co rozmówcy odpowiadają. Mała rzecz, a bardzo poprawia komfort zdalnej rozmowy. Warto rozważyć także zakup zewnętrznego mikrofonu USB dla lepszej jakości dźwięku.
4. Dobre połączenie internetowe. Test prędkość internetu i upewnienie się, że nie ma żadnych zakłóceń to kolejne obowiązkowe kroki, przed rozpoczęciem spotkania on-line. Zdarza się, że wszystko działa do momentu, kiedy trzeba przesyłać dźwięk i obraz, wtedy zaczyna się zniekształcona transmisja i poszatkowany dźwięk.
5. Jeśli to możliwe, należy włączyć kamerę, co pozwala innym rozmówcom zobaczyć mimikę twarzy, gesty przez co, lepiej zrozumieć przekaz. Spotkania z kamerą wymagają wcześniejszego zadbania o kadr. Najlepiej usiąść tyłem do ściany lub regału. Stałe tło nie rozprasza rozmówców i będą oni mogli skupić się na treści. Jeśli nie mamy takiej możliwości, należy ustawić tło, które oferuje program do spotkań on-line. Ubiór na spotkanie wirtualne powinien być identyczny jak na spotkanie w realu. To sprawia, że czujemy się bardziej profesjonalnie. Zainwestować należy w wysokiej jakości kamerę internetową lub zintegrowaną z laptopem. Kamera powinna oferować dobrą rozdzielczość także przy słabym oświetleniu, aby zapewnić wysoką jakość wideo.
6. Jeśli podczas spotkania pojawi się potrzeba współdzielenia ekranu z innymi uczestnikami np. podczas prezentacji raportu, zdjęć czy innych materiałów, należy zadbać o uporządkowany pulpit. Pozamykać zbędne zakładki, ustawić zdjęcie w tle, które będą mogli zobaczyć inni uczestnicy rozmowy. Wcześniej należy przygotować materiały do prezentacji i przesłać je do programu. Uwaga! Może się zdarzyć, że materiały będą za duże rozmiarem, dlatego warto zostawić sobie margines czasu na ewentualne zmniejszenie rozmiaru i ponowne przesłanie. 

4 zasady podczas spotkania on-line:

1. Punktualność, najlepiej być 5 minut wcześniej. Spotkania w Internecie trwają krócej niż off-line, dlatego kwadrans studencki tutaj nie obowiązuje, możliwe, że nasz rozmówca za 25 minut będzie miał umówione następne spotkanie i przełożenie czasu rozpoczęcia nie będzie możliwe.
2. Wyłączenie dźwięków w telefonie na spotkaniu on-line. Przychodzące co chwilę powiadomienia lub dzwonek telefonu utrudniają rozmowę oraz skupienie się każdej stronie spotkania. 
3. Operowanie mikrofonem. Jeśli w danej chwili nie zabieramy głosu, należy wyłączyć mikrofon, aby nie przekazywać zbędnych dźwięków lub echa do pokoju spotkań.
4. Nie przerywamy oraz nie mówimy jednocześnie. Jeśli dwie, a nawet trzy osoby mówią w tym samym czasie, nie ma najmniejszej szansy zrozumieć, sensu ich słów. Dlatego ważne jest ustalenie zasad spotkania, umówienie się na wirtualne podniesienie ręki, kolejności zabierania głosu. 

Ranking programów do spotkań on-line

Program do spotkań, wideokonferencji to podstawa, aby zrobić spotkanie on-line. Decydując się na konkretne narzędzie, trzeba określić, z jakich funkcji chcemy korzystać i do jakich celów ma nam służyć. Na rynku dostępny jest wiele programów w wersji bezpłatnej i płatnej. Uwaga! Niektóre darmowe wersje programów pozwalają jedynie na 40 minut rozmowy.

Przed wyborem programu należy odpowiedź na kilka pytań:

• Dla kogo? Czy ma to być rozwiązanie dla firmy, czy prywatne?
• Jaka maksymalna liczba uczestników ma dołączyć do wideokonferencji?
• Ile czasu będą trwały spotkania?
• Czy potrzebna będzie możliwości udostępnienia ekranu, czy wystarczy tylko czat i wideo do rozmowy?
• Czy szukamy rozwiązania darmowego, czy płatnego?

Spotkanie on-line przez Microsoft Teams

Microsoft Teams to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wideokonferencji.

Dla kogo? Microsoft Teams to rozwiązanie skierowane głównie do sektora biznesowego.

Czas spotkania? Nieograniczone spotkania grupowe do 30 godzin (pakiet Essentials).

Ilość osób? Do 300 uczestników na spotkanie (pakiet Essentials).

Możliwość udostępniania ekranu? Tak, Teams daje również możliwość gromadzenia plików, ankiet, zadań i korzystania z wirtualnej tablicy, tzw. whiteboard w wersji płatnej.

Wersja bezpłatna? Usługa działa bezpłatnie w wersji podstawowej z limitami, można korzystać z czatu, wideokonferencji, dodatkowych aplikacji oraz wgrywać pliki. Jeśli chcemy pozbyć się limitów, mamy do wyboru 3 pakiety płatne w zależności od potrzeb organizacji.

Zoom 

Zoom to zaawansowany program do wideokonferencji, który już w darmowej wersji oferuje pożądane opcje. Zoom jest często spotykany w szkołach.

Dla kogo? Zoom jest bardzo popularny wśród nauczycieli, ponieważ oferuje możliwość bezpłatnych 40-minutowych spotkań, wersja płatna doskonale sprawdza się w firmach. Dołączenie uczestników do spotkania bezpośrednio z przeglądarki jest bardzo łatwe.

Czas spotkania? 40 minut w wersji darmowej.

Ilość osób? Do 100 uczestników na spotkanie w wersji darmowej.

Możliwość udostępniania ekranu? Tak, w aplikacji Zoom można udostępniać ekran, pulpit lub inne treści podczas spotkania. Tablica whiteboard dostępna jest w wersji płatnej. 

Wersja bezpłatna? Darmowa wersja Zoom daje dużo możliwości: spotkania do 40 minut dla 100 osób, czat, kalendarz.

Google Meet

Google Meet działa na bardzo podobnej zasadzie co Zoom. Jego zaletą jest łatwość dołączenia do spotkania, możliwość nagrywania spotkań oraz kompatybilność z innymi narzędziami Google: integruje się z Gmailem, kalendarzem i dyskiem.

Dla kogo? Bardzo pomocny przy wszelkiego rodzaju webinarach, warsztatach i szkoleniach.

Czas spotkania? W wersji darmowej spotkania z co najmniej 3 uczestnikami potrwać może 60 minut. W wersji płatnej aż 24 godziny.

Ilość osób? W wersjach podstawowych w spotkaniu może uczestniczyć 100 osób, najwyższy pakiet pozwala na 1 000 uczestników.

Możliwość udostępniania ekranu? Tak, Google Meet można wygodnie wykorzystać do pokazywania prezentacji.

Wersja bezpłatna? Podobnie jak w usłudze Teams, działa bezpłatnie w wersji podstawowej z limitami. Jeśli chcemy pozbyć się limitów, mamy do wyboru 5 pakietów płatnych                    w zależności od potrzeb organizacji.

Skype 

Skype to w pełni darmowy program do wideokonferencji, który doskonale sprawdzi się         w przypadku niewielkich grup. 

Dla kogo? Częściej wybierany przez małe firmy, ze względu na małą ilość usług dodatkowych, duże firmy wykazują większe zainteresowanie rozbudowanymi programami. Jego zaletą jest łatwe dołączenie. Tworzenie konta nie jest wymagane, do spotkania można dołączyć z przeglądarki.

Czas spotkania? Aż do 24 godzin.

Ilość osób? W spotkaniu może uczestniczyć 100 osób.

Możliwość udostępniania ekranu? Tak, W Skype łatwo udostępnia się prezentacje, materiały robocze lub projekty podczas połączenia konferencyjnego.

Wersja bezpłatna? Tak.

Spotkania on-line możliwe są też w aplikacji WhatsApp

WhatsApp to popularny komunikator, który umożliwia nie tylko rozmowy i czaty z jedną osobą, ale także wideokonferencje. Ta funkcja pozwala na połączenie maksymalnie 8 osób jednocześnie. Zalety wideokonferencji w WhatsApp to łatwość obsługi. WhatsApp jest bardzo popularnym komunikatorem, z którego korzysta wiele osób. Dlatego też obsługa wideokonferencji w tej aplikacji jest intuicyjna i nie powinna sprawić problemu nawet początkującym użytkownikom. Wady to ograniczony limit osób i jakość obrazu i dźwięku w wideokonferencjach, które nie są najwyższe. Spotkania online w WhatsApp to dobre rozwiązanie do nieformalnych rozmów ze znajomymi.

Spotkania on-line to skuteczny sposób na komunikację i współpracę z ludźmi z różnych lokalizacji. Aby spotkania on-line były efektywne, warto przestrzegać kilku zasad, takich jak przygotowanie się do spotkania, ustalenie celu spotkania oraz zapewnienie dobrego połączenia internetowego i działającego sprzętu. 

Na rynku dostępnych jest wiele programów do spotkań on-line. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od indywidualnych potrzeb i wymagań organizacji. Jeśli potrzebujemy narzędzia z szerokim zakresem funkcji i możliwości, dobrym wyborem będzie Microsoft Teams, Google Meet, Zoom. Jeśli szukamy prostego i łatwego w obsłudze narzędzia, dobrym wyborem będzie Skype lub w przypadku spotkań nieformalnych o małej liczbie uczestników WhatsApp. 

Szukasz ludzi z głową?

Rekrutujemny najlepszych specialistów i menagerów

Sprawdź!